TugVision365

Pricing & Contracting

• Surcharges, discounts, and rates
• Contracts
• CRM
• (Digital) sales invoice
• Commissions

Calculaties zijn tijdrovend. TugVision 365 zorgt dat het proces snel, efficiënt en foutloos verloopt. Registreer eenvoudig uw klanten, specifieke prijsstellingen en gedetailleerde contracten. U bouwt uw facturen op in een handomdraai.

Aan de hand van een basistarievenlijst, bijvoorbeeld per haven of havengebied, bepaalt u de prijs. Selecteer de eenheid, bijvoorbeeld per dag, uur en job of scheepslengte, -tonnage en -type. Vervolgens voegt u op simpele wijze toeslagen, kortingen en specifieke tarieven toe voor bepaalde diensten. Denk aan cancellation, dead ship, extra pushing, holding astream waiting en bunkeren.

Per klant kunt u verder meerdere (lump sum)contracten uitgebreid registreren. Hierin staan de individuele prijs-, korting- en commissieafspraken. Daarnaast kunt u uw contacten, brokers, agenten en reders vastleggen. U ziet direct welke uitnodigingen en mailings u stuurde en of er nog (marketing)acties openstaan. Zo onderhoudt u uw relaties maximaal.

Op basis van het uitgevoerde werk, de calculaties, de contracten en de tarievenlijsten genereert het systeem vervolgens automatisch facturen. Ook legt u vast op welke wijze u de factuur opmaakt en verzendt, zoals via een c/o-agent of per e-mail. Daarnaast kunt u bijvoorbeeld de korting separaat factureren.

• Voorraad registratie
• Meerdere BV’s / Holdings
• Uitgebreide rapportages
• Maatwerk geen probleem

Dispatching

• Port data
• Ship positions
• Jobs, movements, and assistances

De planning. Het vormt de focus van TugVision 365. Alles staat of valt immers met een efficiënte jobplanning. Dat begint met betrouwbare en actuele informatie. TugVision 365 beschikt over diverse koppelingen, zodat u in real time de scheepslocaties en havendata ophaalt en de scheepsgegevens kunt inzien. Vervolgens plant u de movements en assistenties per job in. En uiteraard de overige diensten. In geval van zeeslepen of berging maakt u eenvoudig een project aan. Met TugVision 365 zorgt u dat de jobs optimaal op elkaar aansluiten.

Crew planning

• Obligated resting times
• Certificates and diplomas
• Absence registration

TugVision 365 houdt bij de planning van de crew op een tug rekening met talloze vereisten. Denk aan de verplichte rusttijden, de geldigheid van de certificaten en de diploma’s, de familiariteit met het schip en de minimaal verplichte bemanning per tug. De vlootplanning is daarnaast gekoppeld aan de verzuimregistratie: medewerkers die ziek zijn, op vakantie of bijzonder verlof hebben, zijn in het systeem niet beschikbaar.

Purchase & Stock

• Stock management
• Purchase limits and authorization
• Purchase history
• (Digital) purchase invoice

Via TugVision 365 beheert u aan boord de voorraadhoudende artikelen. Het systeem houdt centraal én per boot de minimale voorraad, de maximale voorraad en (voor de kritische delen) het bestelpunt bij. TugVision 365 doet vervolgens automatisch een inkoopvoorstel als de voorraad onder het bestelpunt zakt.

Via de on-boardmodule is het daarnaast mogelijk inkoopaanvragen direct aan boord te maken, bijvoorbeeld voor voorraadartikelen, proviand, bunkeren en onderdelen. Vervolgens kunt u de inkoopaanvragen van verschillende tugs op kantoor behandelen, eventueel combineren tot één order en zo een inkoopvoordeel behalen. De ontvangstregistratie vindt aan boord plaats. Na ontvangst kunt u de inkoopfacturen digitaliseren.

Verder bouwt u eenvoudig controlemomenten in. De medewerkers op kantoor autoriseren eerst de inkoopaanvragen van de vloot en zetten deze vervolgens door. U kunt individuele inkooplimieten toevoegen en krijgt een waarschuwing van het systeem als deze worden overstegen. Via de historie evalueert u de inkopen per schip, leverancier, werkorder of project. U beoordeelt de kwaliteit van leveranciers door bijvoorbeeld de gevraagde leverdata en de backorders nauwgezet te monitoren. Kortom, u brengt structuur aan in het inkoopproces. Het resultaat: een besparing van de kosten en verhoging van de kwaliteit.

QHSE

• Quality management system
• Near misses and non-conformities
• Permit-to-work
• Trend analyses

Veiligheid en kwaliteit zijn essentieel in uw branche. Voor uzelf en (potentiele) klanten. TugVision 365 fungeert daarbij als kwaliteitsmanagementsysteem. TugVision controleert en bewaakt de verschillende stappen van de near misses (damages en/of injuries) of non-conformities binnen de organisatie. Aan boord kunt u direct een (bijna-)incident registreren. Aan wal plant u eventuele vervolgacties (to-do’s) in om herhaling te voorkomen.

De ISM-regelgeving, ISO-certificaten, het regelement van de kustwacht … er komen steeds meer voorschriften en wetten. Deze moet u consequent toepassen en managen in de organisatie. Ook is het belangrijk dat de crew de voorschriften tekent voor gezien. Dit kan digitaal via de permit-to-work binnen TugVision 365 . Bij eventuele wijzigingen stuurt het systeem bovendien automatisch een e-mail aan de crew en de betrokkenen. In TugVision 365 registreert u checklists met herinneringen voor oefeningen, meetings en inspecties. U houdt zo het trainingsmateriaal en de handleidingen actueel.

Dankzij de gedetailleerde trendanalyses binnen TugVision 365 weet u precies wat er speelt op het vlak van QHSE (Quality, Health, Safety and Environment). Alle (vloot)data is centraal beschikbaar en in geval van een audit heeft u de gegevens snel paraat. U verhoogt de veiligheid van uw crew en voldoet aan de hoogste kwaliteitseisen.

Finance & Reports

• Financial integration
• ExSION
• SEPA
• Power BI

TugVision 365  en Microsoft Dynamics 365 Business Central zijn volledig financieel geïntegreerd. Nagenoeg elke actie in het systeem zorgt dus voor een mutatie in de grootboekrekening. Met de rapportagetool ExSION analyseert u daarnaast de performance van uw organisatie nauwgezet. U maakt gemakkelijk afzonderlijke rapportages over bijvoorbeeld de omzet per tug en job of de onderhoudskosten. Uiteraard ondersteunt Business Central SEPA. Met TugVision 365 behoudt u het (financiële) overzicht.

Interfaces

• Port data Port of Rotterdam
• Port data Port of London
• Port data Port of Hamburg
• Port data Port of Bremerhaven
• Warehouse data Amsterdam
• Warehouse data Gent/Antwerpen

Om uw planning te ondersteunen, beschikt TugVision over koppelingen met enkele essentiële datasystemen. U kunt wereldwijd informatie van de scheepslocaties en -gegevens inzien. Maar ook de scheepsbewegingen binnen de havens van Rotterdam, Hamburg, Londen en Bremerhaven. Actuele gegevens als ETA, ETD, ligplaatsen, paalnummers, shiftings en loodstijden voeden direct uw planning in TugVision. Dankzij TugVision missen uw planners nooit een job.

Via TugVision 365 kunt u daarnaast AIS-data importeren. Zo kunt u de schepen binnen een bepaald gebied monitoren. Ook kunt u passagelijnen definiëren en stuurt het systeem u een waarschuwing als een schip deze passeert. U importeert op eenvoudige wijze de scheepsgegevens via de koppeling met het scheepsregister. Hierin staan onder andere de historie van eigenaren en de lengtes, breedtes en diepgangen van de schepen.

Wilt u de gegevens van andere havens importeren? Binnen TugVision 365 behoren koppelingen met andere havendata-managementsystemen tot de mogelijkheden.

Planned Maintenance

• Work order handling
• Configuration
• Components

Met TugVision 365 kunt u uw onderhoud plannen om storingen te voorkomen.
Aan boord krijgt u inzicht in geplande onderhoudstaken, terwijl u op kantoor de voortgang kunt volgen.

Krijg een duidelijk inzicht in het vereiste onderhoud voor elk onderdeel. In onze geplande onderhoudsoplossing zijn alle onderhoudstaken verbonden met afzonderlijke componenten. Deze taken kunnen worden ingesteld per datum of per maximaal aantal draaiuren.

Tugvision 365 stuurt een melding wanneer het tijd is voor onderhoud. Voor een goede rapportage is het toevoegen van een bijlage zoals een PDF vereist.